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En un momento en el que las empresas en España enfrentan márgenes cada vez más estrechos, una inflación persistente y una transformación profunda de los canales de distribución, contener los costes sin perder eficacia comercial se ha convertido en un reto prioritario.
El equilibrio es delicado: reducir gastos sin debilitar la presencia en el terreno, sin deteriorar la calidad de la relación con el cliente y sin comprometer los resultados. Sin embargo, no se trata de elegir entre ahorrar o rendir: con una estrategia bien afinada y basada en datos, es posible hacer ambas cosas.
Estas son seis claves para lograrlo.
1. Identifica los puntos de venta con mayor potencial
En un mercado tan diverso como el español, no todos los puntos de venta ofrecen el mismo retorno. La primera palanca para optimizar costes es focalizar los esfuerzos comerciales allí donde verdaderamente cuentan: en aquellos puntos con mayor potencial de ventas, mayor tráfico y un posicionamiento estratégico.
La segmentación precisa permite detectar qué clientes justifican visitas frecuentes y cuáles pueden gestionarse con menos recursos. Esto no solo mejora la rentabilidad de cada desplazamiento, sino que libera tiempo para concentrarse en los clientes clave.
2. Dimensiona correctamente tu fuerza de ventas
En muchas organizaciones, la fuerza de ventas ha crecido por inercia o por imitación, sin una evaluación periódica de su adecuación al mercado. Pero más personal no garantiza mejor cobertura, y sobredimensionar el equipo genera costes fijos innecesarios.
Estas son algunas preguntas clave que toda empresa debería hacerse:
- ¿Tengo el número adecuado de personas para cubrir eficazmente mi red de puntos de venta en España?
- ¿Dónde estoy sobredimensionado y dónde, en cambio, existiría margen de mejora?
- ¿Qué impacto tendría, a la hora de alcanzar los objetivos, reducir o ampliar el equipo en determinadas zonas?
Simular distintos escenarios permite dimensionar el equipo de forma realista y eficiente, ajustando recursos a las necesidades reales del terreno.
3. Rediseña los territorios comerciales teniendo en cuenta la geografía y la logística
España presenta una gran diversidad territorial: desde áreas urbanas densas como Madrid o Barcelona hasta zonas rurales extensas, pasando por regiones montañosas o con infraestructuras limitadas. Esta complejidad geográfica influye directamente en el coste y la eficacia de la cobertura comercial.
Planificar los territorios con criterios logísticos —y no únicamente comerciales— permite reducir los kilómetros recorridos y aumentar el tiempo efectivo en el punto de venta. Algunas estrategias útiles son estas:
- Agrupar visitas en zonas poco accesibles para evitar desplazamientos repetidos.
- Incorporar datos sobre los diferentes tipos de vías (autovías, carreteras comarcales, vías urbanas) y las velocidades medias que se registran según el tráfico.
- Usar mapas dinámicos y algoritmos de optimización que permitan crear rutas más racionales y sostenibles.
Como resultado, obtendremos sectores más equilibrados, justos, realistas y comparables entre sí.
4. Aprovecha las pernoctaciones para mejorar la eficiencia
A veces, pagar una noche de hotel parece un coste extra. Pero en muchas zonas, especialmente aquellas en las que los clientes están separados por grandes distancias, activar las pernoctas puede suponer un ahorro neto, al significar menos trayectos, menos combustible, menos desgaste y más horas efectivas sobre el terreno.
El objetivo no es pernoctar más, sino hacerlo mejor: planificar cuándo y dónde compensa activar esta opción, en función del diseño de rutas, la densidad de clientes y la duración prevista de las visitas. Existen herramientas que permiten simular los ahorros potenciales asociados a distintas configuraciones de pernoctas.
5. Mejora el proceso de selección y reduce la rotación
La rotación del personal comercial es una de las fugas de coste más subestimadas. Cada vez que alguien deja el equipo, la empresa pierde tiempo y dinero en formar a su sustituto, pero también se lleva consigo un conocimiento valioso sobre los clientes y su historial. Además, durante el periodo de transición, la actividad comercial se resiente: se rompen dinámicas, se interrumpen relaciones y se pierde continuidad en el trabajo.
En un entorno donde la relación con el punto de venta es clave, mantener la estabilidad del equipo aporta un valor añadido.
Reducir la rotación empieza por un buen proceso de selección y, para ello, resulta esencial conocer el territorio. Los perfiles adecuados no son los mismos para cubrir el centro de Valencia que para zonas dispersas del norte de Castilla y León. Incorporar datos objetivos sobre la zona y el tipo de cobertura requerida permite identificar las ciudades más adecuadas para contratar —tanto por proximidad como por la facilidad para encontrar perfiles adecuados— y ajustar la selección a la realidad del terreno.
6. Aumenta la productividad de la fuerza de ventas sin incrementar el presupuesto
Optimizar no significa necesariamente reducir. A veces se trata de reorganizar. Un mismo desplazamiento puede servir para múltiples propósitos: visitas comerciales, auditorías, tareas de merchandising o recogida de información sobre el punto de venta.
La clave está en rediseñar las visitas para sacarles el máximo partido, sin añadir más costes. Además, si el equipo comercial puede registrar datos en tiempo real —por ejemplo, a través de una app conectada al CRM— es posible activar oportunidades comerciales de forma inmediata, acortar ciclos de decisión y mejorar la trazabilidad del terreno.
Algunas empresas ya están reasignando sus recursos sobre operaciones puntuales de alto impacto. Sin embargo, es importante asegurarse de que todas esas acciones sean realmente viables, calculando la carga de trabajo necesaria, algo que se puede realizar con precisión, a través de herramientas como las que ofrece Datakiss. El objetivo es planificar sin sobrecargar al equipo ni perder eficacia.
Una cuestión de método, no solo de voluntad
Reducir costes sin sacrificar rendimiento no es cuestión de suerte. Es una cuestión de método, análisis y toma de decisiones informadas. España es un mercado amplio y heterogéneo, lo que exige una planificación comercial flexible, adaptada y bien fundamentada.
La segmentación de clientes, el diseño de territorios, la planificación logística o la optimización de rutas ya no pueden depender de la intuición. Con los datos adecuados, las empresas pueden tomar mejores decisiones, contener sus costes y seguir creciendo incluso en contextos complejos.