Havea Pharma: evaluar y reequilibrar el plan de carga de su fuerza de ventas

«Lo importante para mí, cuando decidí trabajar con Datakiss, era poder evaluar si mis delegados, con su tiempo de trabajo, podían cumplir el plan de carga que les pedíamos: estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.»
David Covin, Director comercial, BU Havea Pharma

Havea Pharma en un vistazo

Con raíces históricas en la Vendée, el grupo Havea es un especialista en salud natural y el líder europeo de los complementos alimenticios. Cuenta con marcas conocidas como Aragan, Densmore o Biocyte a nivel internacional, Dermovitamina y Be-Life en Alemania, o Biolane y Calmosine en farmacia y gran consumo.

El testimonio lo protagoniza David Covin, director comercial de la BU Havea Pharma. Trabaja en estrecha colaboración con marketing, administración de ventas, sus cuatro directores regionales y el equipo de grandes cuentas en la definición del plan de carga.

stat: 35 | delegados farmacéuticos

stat: 4 | directores regionales

stat: N°1 | en complementos alimenticios en Europa

El reto: un plan de carga asumible, sector por sector

Para cubrir todo el territorio nacional, Havea Pharma cuenta con 35 delegados repartidos en cuatro regiones. La pregunta de David Covin era sencilla, pero determinante: ¿está cada delegado realmente en condiciones, con su tiempo de trabajo, de cumplir el plan de carga que se le pide? Se planteaban tres retos:

• Validar el dimensionamiento de la fuerza de ventas. ¿Era suficiente la plantilla en función de las necesidades y de los potenciales fijados?
• Objetivar la sobrepresión y la infrapresión. Algunos sectores soportaban una presión de visita excesiva y otros insuficiente, sin una visión basada en hechos para demostrarlo.
• Estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. Garantizar que cada cliente se visite con la frecuencia adecuada, según el sector y el número de clientes.

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«Estar en el lugar adecuado en el momento adecuado, como digo a menudo: en función de su sector, del número de clientes que tenían y de su capacidad para visitar, con la frecuencia adecuada, todos los potenciales que habíamos fijado.»
David Covin, Director comercial, BU Havea Pharma

La solución Datakiss: un enfoque factual y colaborativo

Para responder a estos retos, Havea Pharma se apoya en el Territory Planning de Datakiss. El proyecto parte de plantillas cumplimentadas en colaboración con Datakiss, que la herramienta cruza para evaluar la viabilidad del plan de carga, sector por sector.

1. Recogida de los datos de los delegados y de los clientes por UGA (unidad geográfica de análisis)
   • Las plantillas integran parámetros concretos del terreno: el lugar de residencia del delegado, su sector geográfico, todas las UGA que cubren su zona, los clientes del sector y los prospectos prioritarios que deben incluirse en el plan de carga.
2. Modelización en el Territory Planning de Datakiss
3. Evaluación del plan de carga de cada delegado
4. Una sectorización reequilibrada, con una carga controlada

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«Lo que más valoré fue el carácter factual de la puesta en marcha de este proyecto. Partimos de plantillas cumplimentadas en colaboración con Datakiss.»
David Covin, Director comercial, BU Havea Pharma

Los beneficios del proyecto

David Covin destaca tres beneficios principales:

• Validar el dimensionamiento adecuado de la fuerza de ventas: comprobar que la plantilla es suficiente en relación con las necesidades.
• Identificar, sector por sector: las zonas con sobrepresión o infrapresión de visita.
• Reequilibrar la sectorización: reasignar UGA a los delegados con infrapresión y añadir prospectos prioritarios, para lograr una carga suficiente pero nunca excesiva, condición indispensable para respetar la frecuencia de visita que esperan los clientes.

La clave del éxito

Para David Covin, la fuerza del proyecto reside en su enfoque: factual, construido conjuntamente y anclado en los datos reales de campo de cada delegado.

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«Al reasignar UGA a los delegados con infrapresión, e incluso añadir prospectos prioritarios, conseguimos que cada sector tuviera una cantidad de trabajo suficiente y, sobre todo, no demasiada actividad, lo que no respondería a lo que espera el cliente.»
David Covin, Director comercial, BU Havea Pharma

Síntesis: una red reequilibrada

Análisis centrado en los 35 sectores de la red. Entre el diagnóstico inicial y la sectorización recomendada junto con los directores regionales, con la misma plantilla y el mismo tiempo comercial, la red gana claramente en equilibrio: la carga media vuelve a situarse por debajo del objetivo y los sectores sobrecargados se reducen un 30 %.

stat-bis: 104 → 98 % | carga media, por debajo del objetivo

stat-bis: −30 % | de sectores sobrecargados

stat-bis: 123 → 112 % | pico de carga recortado

Las principales evoluciones

• Carga media: de nuevo por debajo del objetivo del 100 % (del 104 % al 98 %), con un dimensionamiento recuperado.
• Sobrecargas: −30 % de sectores por encima del objetivo (de 23 a 16).
• Picos extremos resueltos: el sector más cargado pasa del 123 % al 112 %, sin ningún caso inmanejable.
• Más equidad: las diferencias entre sectores se reducen y la mayor parte de la red se concentra en una franja de carga saludable.
• Cobertura preservada: el tiempo de contacto presencial y el tiempo de desplazamiento se mantienen estables; el reequilibrio no se hace a costa de la presencia sobre el terreno.
• Rendimiento nacional: se sube un escalón, de C+ a B-.

En resumen

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«Conseguir que cada sector tenga una cantidad de trabajo suficiente y, sobre todo, no demasiada actividad: poder visitar a todos los clientes como queremos, con la frecuencia adecuada y en el momento adecuado.»
David Covin, Director comercial, BU Havea Pharma