Havea Pharma : évaluer et rééquilibrer le plan de charge de sa force de vente

« L'important pour moi, lorsque j'ai souhaité travailler avec Datakiss, c'était d'être en capacité d'évaluer si mes délégués pouvaient, par leur temps de travail, répondre au plan de charge qu'on leur demandait : être au bon endroit, au bon moment. »
David Covin, Directeur commercial, BU Havea Pharma

Havea Pharma en un clin d'œil

Historiquement implanté en Vendée, le groupe Havea est un spécialiste de la santé naturelle et le leader européen du complément alimentaire. Il porte des marques connues comme Aragan, Densmore ou Biocyte à l'international, Dermovitamina et Be-Life en Allemagne, ou encore Biolane et Calmosine en pharmacie et grande consommation.

Le témoignage est porté par David Covin, directeur commercial de la BU Havea Pharma. Il travaille en étroite collaboration avec le marketing, l'ADV, ses quatre directeurs régionaux et l'équipe grands comptes sur la définition du plan de charge.

stat: 35 | délégués pharmaceutiques

stat: 4 | directeurs régionaux

stat: N°1 | du complément alimentaire en Europe

Le défi : un plan de charge tenable, secteur par secteur

Pour mailler le territoire national, Havea Pharma s'appuie sur 35 délégués répartis en quatre régions. La question de David Covin était simple, et structurante : chaque délégué est-il réellement en capacité, par son temps de travail, d'honorer le plan de charge qu'on lui demande ? Trois enjeux se posaient :

• Valider le dimensionnement de la force de vente. L'effectif était-il suffisant au regard des besoins et des potentiels fixés ?
• Objectiver les sur et sous-pressions. Certains secteurs étaient en surpression de visite, d'autres en sous-pression, sans vision factuelle pour l'établir.
• Être au bon endroit, au bon moment. Garantir que chaque client soit vu à la bonne fréquence, en fonction du secteur et du nombre de clients.

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« Être au bon endroit au bon moment, comme je le dis souvent : en fonction de leur secteur, du nombre de clients qu'ils avaient et de leur capacité à voir, avec la bonne fréquence, l'ensemble des potentiels que nous avions fixés. »
David Covin, Directeur commercial, BU Havea Pharma

La solution Datakiss : une approche factuelle et collaborative

Pour répondre à ces enjeux, Havea Pharma s'appuie sur le Territory Planning de Datakiss. Le projet part de templates renseignés en collaboration avec Datakiss, croisés par l'outil pour évaluer la faisabilité du plan de charge, secteur par secteur.

1. Collecte des données délégués et des données clients par UGA
   • Les templates intègrent des paramètres terrain concrets : le lieu d'habitation du délégué, son secteur géographique, l'ensemble des UGA couvrant sa zone, les clients du secteur et les prospects prioritaires à intégrer au plan de charge.
2. Modélisation dans le Territory Planning Datakiss
3. Évaluation du plan de charge de chaque délégué
4. Une sectorisation rééquilibrée, à charge maîtrisée

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« Ce que j'ai particulièrement apprécié, c'est l'aspect factuel de la mise en place de ce projet. Nous sommes partis sur des templates renseignés en collaboration avec Datakiss. »
David Covin, Directeur commercial, BU Havea Pharma

Les bénéfices du projet

David Covin retient trois bénéfices principaux :

• Valider le bon dimensionnement de la force de vente : vérifier que l'effectif est suffisant par rapport aux besoins.
• Identifier, secteur par secteur : les zones en surpression ou en sous-pression de visite.
• Rééquilibrer la sectorisation : réallouer des UGA aux délégués en sous-pression et ajouter des prospects prioritaires, pour une charge suffisante mais jamais excessive, condition du respect de la fréquence de visite attendue par les clients.

La clé du succès

Pour David Covin, la force du projet tient à sa démarche : factuelle, co-construite et ancrée dans les données terrain réelles de chaque délégué.

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« En réallouant des UGA aux délégués en sous-pression, et même en ajoutant des prospects prioritaires, nous avons fait en sorte que chaque secteur ait une quantité de travail suffisante, et surtout pas trop d'activité, ce qui ne correspondrait pas à l'attente client. »
David Covin, Directeur commercial, BU Havea Pharma

Synthèse : un réseau rééquilibré

Lecture centrée sur les 35 secteurs du réseau. Entre le diagnostic initial et la sectorisation recommandée avec les directeurs régionaux, à effectif et temps commercial constants, le réseau gagne nettement en équilibre : la charge moyenne repasse sous la cible et les secteurs en surcharge reculent de 30 %.

stat-bis: 104 → 98 % | charge moyenne, sous la cible

stat-bis: −30 % | de secteurs en surcharge

stat-bis: 123 → 112 % | pic de charge écrêté

Les évolutions clés

• Charge moyenne : repassée sous l'objectif de 100 % (de 104 % à 98 %), un dimensionnement retrouvé.
• Surcharges : −30 % de secteurs au-dessus de la cible (de 23 à 16).
• Pics extrêmes résorbés : le secteur le plus chargé passe de 123 % à 112 %, plus aucun cas ingérable.
• Davantage d'équité : les écarts entre secteurs se resserrent, l'essentiel du réseau se concentrant dans une bande de charge saine.
• Couverture préservée : face-à-face et temps de route stables, le rééquilibrage ne se fait pas au détriment de la présence terrain.
• Performance nationale : un cran gagné, de C+ à B-.

Pour résumer

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« Faire en sorte que chacun des secteurs puisse avoir une quantité de travail suffisante, et surtout ne pas avoir trop d'activités : pouvoir voir l'ensemble des clients comme nous le souhaitons, à la bonne fréquence et au bon moment. »
David Covin, Directeur commercial, BU Havea Pharma